Задачи поставленные перед аналитиком делопроизводством, порой требуют многократного повторения одних и тех же задач. Со временем, человек, конечно учится выполнять их эффективнее, успешней, точнее и быстрей, НО… Прирост его эффективности в скорости и качестве решения задач измеряется десятью-двадцатью процентами.

В тоже время – использование профессионального ПО, позволяет если не заменить самого аналитика в работе, то увеличить его производительность в несколько раз. Уменьшается время на выполнение рутинных задач, что позволяет освободить пространство и сохранить силы под более важные задачи. Как результат, ускорившийся вдвое сотрудник, может стать полезней для предпринимателя в 5-10 раз.

Команда Web Academy собрала для Вас ТОП 5 приложений, которые помогут не только быстро решить бизнес-задачи, но и значительно увеличить Вашу продуктивность. Поехали!

1. Visio. Продукт, помогающий организовать предстоящие задачи, за счет составления Mind Карт и блок-схем. Подходит не только для решения бизнес задач, но и для общения по задачам между программистом и менеджером.

2. Excel. Казалось бы – банальный софт, который есть у каждого офисного сотрудника. Но использование макросов и скриптов, значительно расширяют его функционал, позволяя решать множественные задачи.

3. Confluence. Закрытая wiki платформа, которая позволяет структурировать все знания и данные о компании. Поддерживает стандартную HTML и Wiki разметку.

4. Jira. Софт для курирования проектов. Обладает схожим с Visio функционалом, который больше адаптирован под курирование бизнеса и исправление ошибок. Позволяет создавать список задач – со сроками решения и пр.

5. Balsamiq. Полезная программа совмещающая в себе функционил для создания мощных макетов, и подходящая для прототипирования интерфейсов любой сложности.

Теперь рассмотрим подробнее каждый из них:

Microsoft Visio

Microsoft Visio является одним из самых недооцененных инструментов в бизнесе. Многие воспринимают его исключительно как средство для построения блок схем. В тоже время, использование Visio предоставляет сотруднику следующие возможности:

1. Быстрая работа по созданию Mind списков.

2. Стандартизация оформления. Это особенно важно, т.к. если в вашей компании есть сотрудники, знающие значения блоков – то их корректировка и использование, позволяют значительно сократить время на корректировки, составление задач и планов.

3. Схемы собранные на коленке, выглядят профессионально. После небольшой шлифовки их сразу можно использовать в посадочных страницах.

Создание блок-схемы при помощи Visio осуществляется выбором подходящей библиотеки элементов, Которые располагаются на рабочей области. Это позволяет быстро и качественно сделать полноценный прототип будущего дизайна по блокам.

Microsoft Excel

Вторым по списку, но не по важности находится Microsoft Excel. Эта «программа для бухгалтеров», позволяет решать широкий спектр бизнес задач.

1. Ведение отчетности.

2. Координация по проектам.

3. Создание автоматизированных шаблонов скриптов, для подсчета сметы, создания КП.

4. Формирования других автоматизированных задач, требующих математических рассчетов.

Из других малоизвестных, но важных функций Excel – можно выделить парсинг и сравнение данных, которые так важны при принятии быстрых решений в бизнесе. Простейшим примером – может стать программное сравнение двух прайс-листов, с выделением набиолее выгодных позиций из каждого.

Примечание: если вы не хотите тратить большие средства на покупку лицензии от Microsoft –можно использовать альтернативы, в виде Libre office, или более привычные google таблицы. Последние два софта, хоть и уступают по удобству и функционалу, способны решать теже задачи что и продукт от Microsoft.

Confluence

Confluence – это один из самых мощных инструментов для бизнеса. Он позволяет создать богатую внутреннюю систему на основе wiki разметки. В ней можно хранить и структурировать:

1. Присланные резюме.

2. Данные о сотрудниках.

3. Данные о поставленных задач.

4. Важную справочную информацию о проекте.

5. Управлять рабочими пространствами.

6. Делегировать собственные задачи.

7. Подключать/отключать людей к ведущимся проектам.

Фактически, это такой GitHub – но для аналитиков, а не программистов. Наибольшее применение, софт получил в сфере делегирования работы на аутсорсе и фрилансе. Когда нет прямого общения с сотрудником, но нужно предоставить всю необходимую информацию.

Jira

Jira – это мощнейший электронный проект менеджер. Его основная фишка – это предельная простота управления. Выстроили Mind карту. Распределили задачи. Софт поддерживает импорт с других источников, и в паре с Visio может стать мощным инструментом для делегирования.

Кроме того, в последних версиях были добавлены настраиваемые Push уведомления, которые могут оповещать вас об изменении в рабочей области (например, когда задача перешла из разряда «на выполнении», в разряд «на проверке»).

Инструмент позволяет координировать работу большой компании, анализировать эффективность тех или иных отделов, при помощи функционала внутренней статистики.
А самое главное – Jira позволяет вести не один, а делегировать сразу несколько принципиально разных проектов и задач.

Balsamiq

Balsamiq – является одним из мощнейших и одновременно простейших инструментов для прототипирования. Основная задача софта – создание предварительных макетов интерфейсов. Не важно, будет ли это прототип посадочной страницы. Или прототип внутреннего экрана Messengerа.

Главной фишкой программы – является предельная наглядность. Вы можете расположить не только ключевые элементы будущего интерфейса, но и оформить их под окно браузера/телефона, с прокруткой.

Это полезно для создания адаптивных прототипов, которые в дальнейшем предоставляются верстальщикам. С такой программой, вопросы недопонимания между аналитиком, дизайнером и верстальщиком полностью исчезают.

Резюмируя

Помните о том, что это далеко не все инструменты, подходящие для решения бизнес задач. Но каждая из них значительно упрощает жизнь вам как сотруднику. Нужно ли вам рисовать прототипы интерфейсов от руки на бумаге? Нужно ли понимать слова программиста. Нужен ли ежедневник для решения текущих задач. Как не запутаться во всем этом? Используйте программы менеджмента, формируйте Mind списки парой кликов мыши, и тогда вы сможете сконцентрироваться на более глобальных и требующих реальных знаний задачах.