Поради від HR, які допоможуть спеціалістам вибудувати здорову взаємодію в команді

Якщо ви прагнете розвиватися в одній з IT-професій, слід звернути увагу на рівень навичок комунікацій та командної співпраці. Це не порожні слова. У час, коли IT-команди працюють віддалено, часом навіть асинхронно — вміння спілкуватися, писати листи та загалом вибудовувати зв’язки з людьми стає визначальним.

У цій статті разом з Мар’яною Смоліною, HR People Partner в Sigma Software Group, ми розберемо стратегію побудови надійних стосунків у команді та розглянемо різні ролі її учасників. А також дамо поради, які допоможуть вам підсилити себе, як фахівця, завдяки здатності спілкуватися в робочому середовищі.

Що робить команду командою?

Щоб створити команду, потрібний сильний лідер. Часто це завдання лягає на плечі керівника компанії, менеджера або тім-ліда. Але щоб команда запрацювала як механізм, знадобиться індивідуальний внесок кожного її учасника. 

Можна найняти відділ із талановитих фахівців з необхідними навичками та знаннями. Але їх внесок для компанії буде обмеженим, якщо вони не зможуть працювати, як команда. Натомість розв’язання проблем шляхом командної роботи призводить до більш інноваційних рішень. 

Магія команди в тому, що ця синергія посилює індивідуальні зусилля кожного її учасника.

Загалом, у команди є такі риси:

• Люди працюють на спільну мету. Важливо, щоб усі розуміли, куди ми рухаємось та усвідомлювали свою роль і внесок у процес досягнення спільної цілі.
• Чесність і довіра як фундамент. Це означає, що ми можемо розраховувати на своїх колег, коли просимо їх допомогти нам з чимось. 
• Комунікація як ключ до командної роботи. Ми всі повинні чітко висловлювати свої ідеї, слухати одне одного, обмінюватися інформацією та думками.
• Взаємопідтримка. Команда успішна, коли її члени підтримують один одного, допомагають у разі потреби та розуміють важливість своїх внесків.
• Розподіл ресурсів. Команда повинна розуміти, як розподіляти час, знання, фінанси для досягнення мети.
• Ефективне управління конфліктами. У команді конфлікти не можна замовчувати, їх треба конструктивно вирішувати, шукаючи компроміси та спільні рішення.
• Цілеспрямованість і самомотивація. Члени команди мають бути цілеспрямованими та мотивованими до досягнення спільної мети.
• Команда повинна бути здатна ефективно приймати рішення, обговорювати альтернативи, знаходити компроміси та спільно розв’язувати проблеми.

Яка ваша роль? 

Ми всі різні, і окрім задокументованих посад та обов’язків, приносимо свою енергію та цінність у команду. Це залежить від рис особистості, темпераменту, звичок та бекграунду — але кожна роль є по-своєму важливою. Британський психолог Реймонд Мередіт Белбін сформував теорію про те, що в ефективній команді потрібне виконання таких ролей:

• Мотиватор-координатор — цю роль може займати лідер команди. Тут зосереджена “точка прийняття рішень”. Добре розподіляє обов’язки та може зарядити команду.
• Дослідник ресурсів — людина, яка має допитливий характер і часто знаходить цікаві ідеї, якими ділиться з командою. Ентузіасти, що бачать можливості.
• Фінішер або Контролер якості — той, хто працює над завершенням завдань. Цей співробітник відрізняється наполегливістю і педантичністю, як шеф-кухар на кухні, який видає страви до залу.
• Реалізатор (Виконавець) — людина, яка здатна розбити навіть абстрактну ціль на практичні кроки, планує дієву стратегію та може її реалізувати її.
• Генератор ідей — людина, яка здатна швидше за інших знаходити рішення, вона драйвить та підбурює команду до дій. Ці люди відрізняються новизною ідей, конструктивністю і що не менш важливо — легкістю втілення.
• Оцінювач або Критик (в деяких джерелах Аналітик-Стратег) — про все судить об’єктивно і тверезо оцінює варіанти рішень, пропоновані командою. Добре бачить “слабкі місця” і має високий рівень критичного мислення.
• Душа компанії — людина з високо розвиненою емпатією та дипломатичним підходом. Допомагає членам команди працювати разом, добре згладжує “гострі кути”.
• Експерт — фахівець, який накопичує інформацію та володіє напрочуд глибокими знаннями. Чудово виступає в ролі наставника.

Ви напевне побачили одну, або декілька ролей, що притаманні саме вам. І справді, одна людина може виконувати 2-3 ролі. Часом люди змінюють ролі, це теж нормальний процес. Але варто розуміти, що чим більш зрозумілою є ваша поведінка для команди, тим краще.

Усвідомити свою роль важливо, адже це допомагає пізнати ваші сильні сторони та водночас дослідити потенційні виклики, які можуть виникати при взаємодії з іншими. 

Як покращити навичку комунікацій?

В LinkedIn проаналізували попит на різні навички та виявили, що комунікація стоїть на другому місці. Ми щодня працюємо на свою репутацію та довіру з боку інших учасників команди. Не залежно від того, ким ви працюєте в IT, у ваших задачах напевне з’явиться передача ідей та інструкцій, надання фідбеку, обмін інформацією, активне слухання та спільне вирішення різних викликів.

Тож ось декілька рекомендацій, які зроблять вас тим фахівцем, з яким будуть раді співпрацювати.

1. Вчасно реагуйте на повідомлення. Якщо ви отримали повідомлення чи запит від колеги, постарайтесь дати швидку відповідь або принаймні повідомити, що ви зайняті й відповісте пізніше.
2. Вирішуйте конфлікти відкрито і конструктивно. Не уникайте конфліктів, ставтеся до них як до можливості зрозуміти причини та знайти рішення.
3. Записуйте важливі рішення і домовленості. Це допоможе уникнути непорозумінь і забезпечить відповідальність за виконання завдань.
4. Використовуйте доречні канали комунікації. Залежно від ситуації, використовуйте зустрічі, електронну пошту, чати, телефонні дзвінки тощо. Гарним тоном вважається завчасно питати про дзвінок або про зустріч — чи комфортно буде людині, якщо ви її наберете.
5. Уникайте перевантаження інформацією. Намагайтесь не завалювати колег інформацією, зосереджуйтесь на ключових аспектах теми.
6. Будьте чіткі й конкретні. Формулюйте свої ідеї та інструкції чітко й зрозуміло. Уникайте неоднозначності, щоб не було непорозумінь.
7. Слухайте інших людей, будьте уважні до їх думок, ідей та зауважень.
8. “Не погоджуйтесь” та надавайте негативний фідбек правильно. До будь-якої складної розмови варто підходити з “холодною головою”. Спершу створіть дорожню карту для майбутньої розмови та почніть в ній з позитиву. Люди схильні сприймати досягнення як те, що саме собою зрозуміло, акцентуючи на недоліках та помилках. Не робіть так. Негативний фідбек має бути конструктивним, містити аргументи та пропонувати рішення чи покращення.

Завжди є сенс спробувати докопатися до суті виникнення проблеми. Гарний менеджер обов’язково з’ясує причину того, що в працівника виникли складнощі з виконанням завдання.

Не менш важливо навчитися писати повідомлення так, щоб їх читали та розуміли

З-поміж усіх способів комунікацій пошта та імейли досі вважаються золотим стандартом для спілкування в робочому середовищі. Тому треба навчитися писати листи так, щоб вони були зрозумілі адресату й виконували свою ціль.

Тема вашого листа має бути чітка, не містити помилок та давати уявлення про те, чого очікувати в листі. Ваші колеги напевне щодня отримують чимало імейлів. Тож вони точно будуть вдячні, якщо ви потурбуєтеся про них та сформулюєте зрозумілу та вичерпну тему. Оптимальна кількість слів: 5-7.

Почати варто з привітання і, якщо потрібно, представленням та введення в суть справи. Письменник і бізнес-тренер Деніел Пінк рекомендує використовувати «правило 20 секунд» під час написання електронних листів. Спробуйте встигнути розповісти про вашу ключову думку вже протягом перших 20 секунд читання вашого листа.

У листа має бути мета, і виділити її — задача відправника, а не отримувача. Ключову думку листа можна виділити в окремий абзац або використавши форматування.

Пишіть послідовно, діліть текст на абзаци. Доречно для кожної думки виділяти окремий абзац. 

Джерело: trailhead.salesforce.com

Форматуйте текст та використовуйте комфортний для читання шрифт та оформлення. Посилання краще вшивати в слова, щоб вони не займали зайвий простір.

Завершувати лист потрібно закликом до певної дії або запитанням в кінці листа. Адже ділове листування — це не монолог, а процес комунікації.

Замість висновків

Якщо ми працюємо в IT-компанії — ми так чи інакше взаємодіємо з людьми. Тож і учасникам команд, і менеджерам важливо вивчати теми менеджменту конфліктів та вирішення суперечливих ситуацій. Читайте літературу про комунікації, не обходьте це питання стороною. І ви побачите, що — хоч і в будь-якій роботі є свої нюанси — саме вміння будувати гарні відносини з людьми стане вашою підтримкою у важких ситуаціях та ключем до розвитку.

І ще одна, бонусна, але не менш важлива порада: будьте впевнені. Наприклад, якщо ви перед співбесідою проаналізуєте свій кар’єрний шлях, досягнення та усвідомите свою цінність — ви інакшим чином говоритимете про себе. Люди зчитують наш стан. Тому адекватно оцінюйте себе, цінуйте свій досвід — і так само з повагою ставтесь до досвіду інших.