15 інструментів тайм-менеджменту в IT: як ефективно управляти своїм часом

Близько 89% найманих працівників різних галузей в США зізнались, що щодня витрачають частину робочого часу марно. Це показало велике дослідження сервісу Zippia. Цифра загрозлива, а особливо для IT, де час — це немалі гроші. Чи можливо взяти час під контроль та позбутися нав’язливого відчуття, що ми робимо недостатньо?

Для цього потрібні навички тайм-менеджменту. Це вміння створити систему планування, яка задає рамки робочому часу, допомагає відстежувати виконане та оцінювати, чи наша робота ефективна. Розглянемо, навіщо тайм-менеджмент айтівцям та за допомогою яких інструментів можна навчитися самоконтролю й організації роботи.

Для чого потрібен тайм-менеджмент в IT-компаніях?

Щоб об’єктивно відповісти на це питання, треба розглянути потреби двох головних типів IT-компаній: продуктових та аутсорсингових:

  1. Тайм-менеджмент у продуктових компаніях допомагає керувати проєктами: наприклад, вимірювати час, який виконавці витратили на виконання завдання. Ці дані дають можливість планувати нові задачі та об’єктивно оцінювати ресурси.
  2. В аутсорсингових компаніях тайм-менеджмент допомагає переважно оцінювати витрати робочого часу, що потрібно для виставлення рахунків та формування звітів, які потім менеджери надають клієнтам.

Бажаєте навчитися IT-професії? У Web Academy ви зможете обрати курс, який допоможе реалізувати вашу кар’єрну ціль! Усі навчальні програми доступні тут.

Які переваги тайм-менеджменту в IT-сфері?

Відстеження того, як ми використовуємо робочий час, дає низку переваг для керівників та учасників команд. Зокрема:

  1. Повний контроль над проєктом: розподіленням задач, етапами виконання, бюджетними витратами тощо. Зазвичай ця можливість реалізується завдяки спеціальному програмному забезпеченню.
  2. Можливість розрахувати продуктивність роботи команди. Це створює умови для ефективного планування, правильного розподілення завдань.
  3. Контроль за окремими нюансами роботи. Наприклад, аналіз часу, який витрачає команда на розробку певної характеристики продукту. В IT це дає можливість оптимізувати бюджет.

Головне — не перестаратися

Чи є у тайм-менеджменту “темні сторони”? Цьому варто присвятити окремий пункт.

Тайм-менеджмент має благі цілі. Але в руках деяких керівників він може стати методом жорсткого контролю, якщо застосовується так зване bossware (сленгова назва для програм стеження). Такі програми фіксують всі дії співробітників та «знають», коли спеціаліст працював, а коли відволікся на соцмережі чи навіть покинув робоче місце. А деякі сервіси навіть дозволяють читати приватні переписки в корпоративних чатах.

Софт зі стеженням може бути дієвим інструментом, і багато фахівців за власним бажанням звертаються до нього, щоб оцінити час, витрачений на різні задачі. Але якщо ініціатива йде від менеджера, потрібно знайти «золоту середину». Тому нагадаємо кожному керівнику: порушення приватності — це не про ефективний тайм-менеджмент.

Чи існує етичний тайм-менеджмент?

В більшості компаній співробітники зазвичай паралельно працюють над декількома завданнями. Тому потрібно правильно розставляти пріоритети та оцінювати час, необхідний на кожний “таск”, аби встигати до дедлайнів. І саме інструменти тайм-менеджменту дозволяють керівнику команди грамотно пріоритезувати роботу та позбавляти людей непотрібного стресу.

Призначення тайм-менеджменту: особистий та проєктний

Особистий тайм-менеджмент — це управління часом, яким займається сам співробітник. Тут завдання — виявити все, що заважає працювати ефективно, та допомогти собі позбутися цього. Це можуть бути відволікання, неправильно поставлені завдання, некоректна пріоритизація тощо.

Проєктний тайм-менеджмент призначений для управління командою, що працює над розробкою одного продукту. Кожен керівник проєкту прагне мати повну інформацію про хід виконання конкретного завдання, дотримання термінів, ресурсів і бюджету.

Це можливо за допомогою спеціальних програм для відстеження робочого часу. Керівник може побачити, які співробітники працюють продуктивно, хто потребує допомоги, а які спеціалісти можуть переходити до наступних завдань. Проєктний тайм-менеджмент дозволяє побачити цілісну картину, правильно розподілити ресурси та досягти високої продуктивності.

5 класичних інструментів для планування роботи IT фахівця

Кожен може бути сам собі менеджером: бо хіба це не мрія — встигати все і без стресу? Є декілька способів цього досягти.

1. To-do списки

To-do список — це просто перелік справ, які потрібно виконати за фіксований проміжок часу. Дуже простий та ефективний інструмент підвищення продуктивності. Є багато різні думки про те, чи працюють списки справ, чи ні. Тому що насправді це все дуже індивідуально: використовуйте цей метод, якщо він працює для вас. Якщо ж ні — скористайтесь іншими.

2. Матриця пріоритетів 

Мова йде про візуальну діаграму, яка поділяє завдання за важливістю, а також за впливом кожного завдання на загальний результат. Це дає можливість концентрувати зусилля та ресурси там, де це дасть найбільшу користь, а потім поступово переходити до менш пріоритетних задач. 

Матриця пріоритетів дій складається з осей X і Y та чотирьох окремих квадратів. Кожен квадрат має назву: «швидкі перемоги», «великі проєкти», «заповнення» та «невдячні завдання».

Вертикальна вісь Y характеризує вплив задачі на хід проєкту: від низького до високого. Вісь X характеризує кількість зусиль, які треба прикласти, щоб виконати завдання. У кожний квадрат ви ставите завдання відповідно до його рівня складності та важливості.

3. «Важливе та термінове»

Це матриця, що допомагає швидко визначити дії, на яких варто зосередитися, а також дії, які можна не виконувати. Вона дає можливість впорядкувати думки та перестати «імітувати діяльність». Точніше — розриватися між завданнями, не завершуючи жодне з них.

Розробка матриці «Важливе та термінове» проста. Намалюйте звичайний квадрат 2х2. Вертикальна вісь показує «Важливість», а горизонтальна вісь – «Терміновість».

Подивіться на власний список справ та дайте відповідь щодо кожної з них лише на два запитання:

  • Чи важливе завдання?
  • Завдання термінове?

Проаналізуйте відповіді та розмістіть кожне завдання у матриці. Таким чином ви бачите справи, на яких треба сконцентруватися, та відкидаєте ті, що просто вас відволікають.

4. Журнал перерв

Це інструмент, за допомогою якого можна дізнатися, чому ви відволікаєтесь. Для цього у таблиці або в блокноті виписуйте все, що відривало вас від роботи. Наступний важливий крок — проаналізувати інформацію, щоб знайти фактори, які найбільш критично крадуть ваш час.

Як провести це дослідження:

  1. Створіть шаблон із такими заголовками: Дата, Час, Хто/Що, Чому та Оцінка. Пояснення до колонки «Оцінка». Вона демонструє виправданість переривання. Якщо це важливе доручення від проджект-менеджера — ставте «5». Якщо моніторинг соцмереж — «1».
  2. Ведіть журнал протягом 5-7 днів, а потім проаналізуйте дані. Шукайте тенденції та способи їх змінити.

5. The Pomodoro Technique

Ця техніка тайм-менеджменту, створена Франческо Чірілло, базується на використанні таймера для розподілу роботи на інтервали. Визначте, яке завдання ви хочете виконати, встановіть таймер на 25 хвилин. Запустіть відлік часу та працюйте, доки ліміт не завершиться. Зробіть п’ятихвилинну перерву. Потім встановіть таймер ще на 25 хвилин і зосередьтеся на іншому конкретному завданні. Повторіть процес чотири рази. Вп’яте, коли ви починаєте працювати, ви можете робити довші перерви (по 20-30 хвилин між кожним сеансом).

10 застосунків та сервісів для планування робочого часу

А тепер поговоримо про сервіси для тайм-менеджменту, які можуть завжди бути під рукою на комп’ютері чи в смартфоні. Ми зібрали найкращі програмні рішення для IT-спеціалістів та менеджерів проєктів.

Google calendar

Підходить для щоденного, щотижневого та щомісячного керування завданнями та проєктами. Надає огляд зустрічей, роботи та інших активностей, допомагає грамотно планувати завдання та економити час.

Todoist

Застосунок для створення «чек-листів», які допомагають визначити пріоритетні завдання та керувати часом на їх виконання. А головне — це проста у використанні програма з великим набором функцій.

RescueTime

Інструмент контролю використання програм, за допомогою якого можна дізнатися, скільки часу ви витрачаєте на таски, а скільки — на непотрібні програми та вебсайти. Попереджаємо: перші результати можуть вас трошки шокувати.

Evernote

Серед функцій програми: нагадування про дедлайни, безпаперове сканування, збереження вебсторінок і підключення до Google Calendar, можливість робити нотатки, завантажувати віджети та вкладати PDF-файли, фотографії, документи. 

Tomighty

Це таймер, спеціально розроблений для The Pomodoro Technique. Він дає можливість впорядкувати графік, дотримуючись згаданого вище принципу 25-хвилинних робочих циклів.

StayFocused

Простий та ефективний блокувальник застосунків та сайтів для максимальної концентрації на важливих завданнях. Можна вибрати конфігурації, спеціально розроблені для щоденної роботи та інших випадків використання.

Jira

Це повнофункціональна програма, яка використовується для відстеження проблем і керування проєктами. Її часто застосовують менеджери проєктів та інші учасники команд розробки.

Asana

Платформа, створена для того, щоб допомогти командам організовувати роботу, відстежувати результат та керувати проєктами. В Asana можна розподілити завдання, призначити виконавця та встановити дедлайн. Є можливість обрати вид проєкту: списки, дошки канбан або календар.

Trello

Програма, призначена для керування проєктами та завданнями. Зручний інструмент для співпраці, який дозволяє переглядати та призначати завдання й проєкти між командами.

Dropbox Paper

Єдиний простір, який можна застосовувати для роботи над проєктами та командними завданнями. В інтерфейсі є шаблон списку справ, можливість додавати нотатки та медіафайли до них — все, що треба для організації роботи над проєктом.

Висновки

Неважливо, над чим працює IT-команда. Проте має значення, як вона працює. Відповідальні спеціалісти та хороші керівники завжди шукатимуть шляхи оптимізації процесів та підвищення ефективності роботи. Сучасні інструменти для тайм-менеджменту дають можливість зробити це зручно та етично: з мінімальним втручанням в особистий простір та з великим набором можливостей для організації процесів.