Гайд по мітингам в IT — як врятувати продуктивність команди

З одного боку, мітинги в IT мають важливе значення для налагодження співпраці у команді. З іншого — призводять до шалених витрат часу і навіть впливають на продуктивність. Як знайти «золоту середину» і для проджект-менеджера, і для команди? Які принципи організації зустрічей найбільш ефективні? Розглянемо ці питання детально.

Зміст статті:

1. Гнучкі методології управління: що треба знати про Agile, Scrum і Kanban
2. Скрам-мітинги: основні види
3. Що таке канбан-мітинги
4. Інші види мітингів
5. Конфлікт між розробником та менеджером
6. Поради для організації мітингів в IT-команді
7. Висновки

Гнучкі методології управління: що треба знати про Agile, Scrum і Kanban

Сучасна методика управління Agile — це узагальнення практик проєктного менеджменту. Їх головна мета — створити умови, за яких ніщо не заважатиме розробці продукту. Задля цього проєкт ділять на ітерації (цикли) тривалістю в середньому до двох тижнів.

Завершивши цикл, команда аналізує пріоритети та розробляє стратегію подальших дій. Такий підхід максимально гнучкий: він дозволяє своєчасно відреагувати на зовнішні чинники і внести зміни.

Головні принципи Agile:

1. На першому місці — люди, на другому — процеси. Для максимальної гнучкості потрібно комунікувати, тому мітинги — звичайна практика.
2. Продукт важливіший за документи. Простіше кажучи, важливіше налагодити комунікацію, а не вкладати більшу частину ресурсів у проєктну документацію.
3. Всі мають виграти. Треба налагодити взаємодію з клієнтом таким чином, щоб кожна сторона процесу отримала очікуване.
4. Кожен план може змінитися. Це не означає, що треба відмовитись від аналітики та планування. Та треба бути готовими до повної зміни стратегії у разі відповідно зворотного зв’язку.

У основу методики Agile покладено принцип якісної комунікації як всередині команди, так і з замовником та користувачами. З цією метою використовують найпопулярніші Agile-підходи: Scrum та Kanban.

Скрам-мітинги: основні види

Scrum — це спортивний термін з гри регбі. Прямий переклад — «сутичка». Тобто, у разі виникнення неоднозначної ситуації у регбі відбувається шикування команд одна навпроти іншої, а гравці мають перехопити м’яч, обійти суперників та дістатися до центру.

У проєктному менеджменті відбувається те ж саме. Тільки гравці користуються не фізичною силою, а аргументами під час скрам-мітингів. Зазвичай це регулярні зустрічі команди або її частини.

Дійові особи скрам-мітингу: координатор або скрам-майстер, власник продукту (керівник проєкту), команда розробників (спеціалісти, які виконують завдання).

Мета скрам-мітингу: зібрати зацікавлені сторони та впевнитися, що у кожного учасника однакове уявлення про конкретний етап розробки.

Найбільш поширені типи скрам-мітингів:

1. Планування спринту (sprint planning meeting) — проводиться задля створення скрам-команди, яка виконуватиме завдання протягом певного відрізка часу. Під час мітингу команда розглядає задачі та закладає пріоритети спринту, а також призначає учасників спринтерської команди. Мітинг завершується постановкою мети спринту. Кожен учасник має чітко уявляти, що він має зробити до кінця спринту (та як це робити).
2. Щоденний мітинг (daily meeting) — скрам-зустрічі (або стендапи), під час яких команда аналізує цілі, звіряється з графіком розробки, шукає наявні або перспективні проблеми. Стендапи проходять щоденно в один і той ще час. До зустрічей готуються завчасно: кожен учасник отримує список запитань і заздалегідь готує відповіді. Завдяки щоденним мітингам скрам-мастер завжди у курсі справ та знає, коли команда зможе завершити роботу.
3. Ретроспектива — обговорення після завершення спринту. Аналіз подій: що було зроблено добре, що вийшло за межі плану, що можна покращити у наступному спринті. Це найдовший варіант мітингу (триває понад годину).
4. Огляд спринту (sprint review) — занурення команди у готовий продукт. Демонстрація можливостей перед менеджментом та клієнтом. Порівняння результату з першочерговими цілями кожного з проведених спринтів.

Навіщо потрібні скрам-мітинги? Scrum-команди працюють у режимі обмеженого часу. Тому регулярні зустрічі дають можливість менеджеру бути у курсі справ і проблем — ще до того як вони почнуть серйозно заважати розробці. Завдяки мітингам кожен член команди знає, що йому робити.

Метод Scrum зручний для команд до 9 осіб і дозволяє стежити за успішністю розробки. Поділ на спринти та підбивання підсумків після кожного з них, робота над помилками та зворотний зв’язок дозволяють вести гнучкий і успішний процес розробки.

Курс за напрямом: IT Project Management

Що таке канбан-мітинги?

Kanban — нова методологія, заснована на візуалізації. Роботу ділять на етапи. Кожен з них зображують на дошці з зазначенням стану. Мета канбан-мітингів — домовитись про оптимальне забезпечення робочого процесу на певний проміжок часу.

Kanban-мітинги проводять для:

• скорочення часу виконання роботи;
• розв’язання проблем, які зупиняють процес;
• налагодження комунікацій всередині команди.

Такі мітинги ініціює тімлід або менеджер. Учасники — всі, хто беруть участь у розробці. Для зустрічі потрібна робоча дошка (онлайн або фізична) та актуальна інформація про проблеми у роботі.

Формат проведення канбан-мітингу називається «проходом по дошці» (walking the board). Учасники рухаються з правої частини дошки до лівої: аналізують, що вже готово, що у розробці, а що заплановано.

Такий принцип менеджменту ефективний у компаніях з чіткою ієрархією і налагодженою корпоративною культурою. 

Інші типи мітингів

У проєктному менеджменті також можуть використовувати наступні формати зустрічей:

• мозковий штурм (brainstorming) — потрібні для генерування нових ідей чи встановлення зв’язків між впровадженими концепціями;
• мітинги для вирішення проблем (problem-solving) — актуальні для колективного обговорення конкретних проблем і пошуків шляхів розв’язання;
• командоутворюючі зустрічі (team-building) — використовуються для створення робочих груп та налагодження спільної взаємодії;
• віч-на-віч (one-to-one) — заплановані мітинги для обговорення конкретних питань;
• реєстраційні (status update meetings) — зустрічі для моніторингу прогресу виконання задачі. Щодо цього виду мітингу, то в багатьох командах від нього поступово відмовляються. Сучасні засоби комунікації дозволяють отримати та передати потрібну інформацію швидше та в письмовій формі.

Зворотня сторона мітингів: конфлікт розробника та менеджера

Всупереч очевидним перевагам мітингів, далеко не всі задоволені їх кількістю та якістю. Нарікань багато: на зустрічі треба витрачати робочий час, мітинги часто затягнуті або відверто нудні, а їх кількість може знизити ефективність.

Відомий розробник та венчурний інвестор Пол Грем написав есе «Розклад творця і Розклад менеджера», де розмежував робочі графіки «творців» (розробників) та «керівників»:

1. Якщо людина протягом дня більшу частину часу присвячує мітингам, листуванню і конференціям — вона живе за розкладом менеджера. Зазвичай робочий день такої людини розписаний по годинах.
2. Розробники (яких автор відносить до творців) полюбляють ділити роботу на безперервні довгі відрізки часу.

Що у результаті? Робочі графіки двох типів людей не збігаються. Проте вони перетинаються під час нарад. У той час, коли менеджер планує комфортну коротку зустріч, розробнику доводиться переносити заради неї роботу над проєктом. Тому що більшість задач розробника потребують фокусу та стану потоку. Йому потрібне безпечне середовище, де його не відволікатимуть та не підганятимуть. У своєму есе Пол Грем звертає увагу, що почати велику та комплексну задачу і так нелегко. А якщо «творець» бачить, що в нього не буде достатньо часу, щоб зануритись в тему — йому буде психологічно ще складніше почати такий таск.

Американський програміст Шимінь Чжань під час чергового нудного мітингу задумався про те, скільки втрачає бізнес через такі неефективні зустрічі. Він навіть провів розрахунки:

• в середньому програмісти компанії отримують $200 тис. на рік та мають право на два тижні оплачуваної відпустки;
• враховуючи зарплатню, всі податки та видатки на організацію роботи, компанія витрачає на кожного програміста $300 тис. на рік;
• максимально продуктивний стан середнього розробника триває в середньому п’ять робочих годин;
• за законом Парето, головну цінність компанія на 80% отримує від розробника у стані найвищої продуктивності, а інші 20% — від інших станів (сюди відносять і мітинги);
• рутинні зустрічі часто відбуваються у період максимальної продуктивності розробника. Він витрачає цей час на мітинги, а ще приблизно година потрібна йому для підготовки до зустрічі та переналаштування.

За підрахунками дослідника вийшло, що одна година продуктивного стану програміста коштувала компанії $192. Якщо мітинг тривав дві години, і у ньому брали участь чотири розробники, компанія витратила на це $1536.

Шимінь Чжань підсумовує: якщо мітинг нудний і не приносить користі, краще було б витратити ці кошти на путівку чи купити M1 MacBook Pro.

Отже, проблема неефективних мітингів існує. Тому розкажемо, як уникнути «meeting madness» в IT-командах.

Поради для організації мітингів в IT-команді

Визначайте правильний час

Обмежуйте зустрічі в часі і дотримуйтесь регламенту. Дослідники з Університету штату Огайо виявили, що час між зустрічами використовується менш продуктивно: розробники виконують на 22% менше роботи. Тому мітинги не повинні бути «розкиданими» по календарю. Краще виділяти «час для зустрічей» і проводити їх одна за одною. І одночасно — планувати у розкладі дні без мітингів. Наявність блоків часу, вільних від зустрічей, підвищить індивідуальну продуктивність.

Призначте людину, яка слідкуватиме за регламентом

Оберіть для цієї ролі того, хто понад усе не любить зустрічі. Скоріш за все, цей спеціаліст радо відстежуватиме таймінг кожного виступу та дотримання загального регламенту. Налагоджений контроль організує кожного спікера зустрічі: він комунікуватиме більш стисло і пропонуватиме конкретні рішення. 

Мінімізуйте кількість учасників

Менше учасників — менше витрат часу на зустріч, більше можливостей для обговорення питань з кожним із учасиків. Зазвичай це актуально для зустрічей формату daily meeting: туди можна запрошувати тільки тих спеціалістів, яким є про що говорити.

Відвідування зустрічей замість колег

На деякі зустрічі не обов’язково залучати всю команду. Зазвичай достатньо, щоб таку зустріч відвідав тімлід або старший розробник, а потім підготував ключову інформацію та розіслав її команді.

Не «відсиджуйте» мітинги та не давайте робити це іншим

Зустріч роблять цінною всі її учасники. Тому важливо, щоб кожен приходив на мітинг з конкретною ідеєю, звітом або описом проблеми. Почніть з себе і мотивуйте команду. Зрештою кожен побачить, наскільки така комунікація ефективна. Крім того, вона допомагає не залишатися сам на сам зі складними задачами.

Готуйтеся!

Якщо ви проджект-менеджер — завчасно підготуйте тези для обговорення та надішліть їх команді. Слідкуйте, щоб під час зустрічі всі пункти плану були виконані. Чітко окресліть мету і бажаний результат мітингу.

Якщо ви учасник команди — підготуйте чіткі відповіді за ключовими пунктами. Намагайтеся принести цінність у свою частину доповіді: стисло розкажіть про виконану роботу та наступну задачу, окресліть проблеми, запропонуйте рішення.

Відмовтеся від «зустрічей заради зустрічей»

Мітинг потрібен, якщо назріла необхідність провести мозковий штурм, обговорити тему або синхронізуватись. Якщо ж керівник просто хоче донести до команди інформацію — ефективніше буде відправити її електронним листом. Якщо потрібен зворотній зв’язок — можна провести електронне опитування. Це дасть можливість команді вступити у взаємодію в зручний для неї час, не перериваючись у період найвищої продуктивності.

Пам’ятайте про мету скрам-мітингів

Скрам-менеджмент — це концентрація на людях. Тому мітинги за цим принципом — це не «звіти перед керівництвом», а комунікація учасників команди. Окрім налагодження робочих процесів, такі зустрічі допомагають долати стресові фактори, пов’язані з блокерами та складнощами в завданнях.

Налагодьте механізм зустрічей

Правильний мітинг:

• має чітко визначену мету;
• проводиться у комфортний для команди час;
• обмежений у часі;
• є середовищем для спілкування «на рівних»;
• наближує команду до досягнення мети.

Вам потрібно почати з себе: визначайте мету зустрічі, готуйте тези, налагоджуйте взаємодію. Команда, яка бачить результат, буде мотивовано готуватися до мітингів та очікуватиме від них конкретних рішень.

Підсумовуйте та дійте

Всі поставлені під час мітингу завдання мають бути вирішеними. Всі проблеми — розв’язаними. Всі зміни — впровадженими. Без цього мітинг втратить цінність. Підтвердьте всі прийняті рішення та наступні дії. Перевірте, хто несе відповідальність за наступні кроки з датою виконання. Після зустрічі надішліть ключову інформацію електронною поштою всім учасникам. Та обов’язково робіть все те, що обговорили.

Висновки

Сучасні принципи організації мітингів далекі від традиційних «п’ятихвилинок» та «планерок». За умови правильної організації, командні зустрічі приносять користь проєкту та допомагають кожному учаснику команди відчувати себе важливим. І саме тут — можливість для реалізації здібностей менеджера. Адже якщо ви станете гуру з проведення зустрічей, це відкриє нові можливості до гарних змін у команді.

Також радимо почитати: 

• Product Manager VS Project Manager: відмінності, необхідні навички та обов’язки
• Як стати Team Lead і що доведеться робити: експерти про свій досвід